Excel kontra Access

Gewachsene Excel Kalkulation

In vielen Betrieben wird mit Excel Kalkulationen gearbeitet, welche im Laufe der Jahren immer mehr gewachsen sind. Einst durch einen Studenten erstellt ist die immer wieder angepasste Kalkulation zum unverzichtbaren Werkzeug geworden.

Und oft kommt es vor, dass in genau dieser Kalkulation Grenzen erreicht werden, welche nur schwierig zu überwinden sind.

• Die Kalkulation ist komplex in der Bedienung
• Beziehungen zwischen Daten (1 Kunde hat mehrere Bestellungen) sind nur schwierig abzubilden
• Datenrelationen sind Fehleranfällig
• Nur eine Person kann zeitgleich damit arbeiten

Dies um nur ein paar wenige Problemzonen zu nennen.

Datenbanken trennen Design von Daten

In einer Datenbank werden die Daten vom Design strickt getrennt. Daher ist es auch möglich, die gleichen Daten, zum Beispiel eine Adressliste mit wenig Aufwand in unterschiedlicher Darstellung zu verwenden. Die Datenbearbeitung kann in einer Datenbank Prozessorientiert abgehandelt werden.

Die Herstellung der Datenbank ist etwas aufwendiger und benötigt etwas mehr Fachwissen. In vielen Fällen, wenn eine Excel Kalkulation an oben genannten Grenzen stösst, ist dies aber schnell wett gemacht.

Einfachste Lösung: Desktop Datenbank Access

Als eine sehr einfache und schnelle Lösung bietet sich Access als Desktop Datenbank an. Für eine überschaubare Anzahl Datensätzen mit einer kleinen Anzahl zeitgleichen Benutzern ist mit Access eine schnelle kostengünstige Lösung erarbeitbar.

• Stukturierte Menüführung für den Anwender reduziert die Einarbeitungskosten
• Kostenloses Runtimemodul verfügbar, es benötigt keine Access Lizenz
• Schnelle Anpassungsmöglichkeiten

um nur ein paar wenige Vorteile zu nennen.

Falsche Angst vor der Datenbank Access

Viele Leute haben Angst vor Access, weil man Access nicht einfach wie ein Word starten kann und dann einen Text schreiben. Eine Datenbank muss entwickelt werden und benötigt Fachwissen. Dies schreckt viele Leute ab und lässt sie Excel verwenden. Wenn jedoch ein Spezialist Ihre Datenbank herstellt, dann ist die Verwendung der Datenbank um ein vielfaches einfacher als die Bedienung einer umfangreichen Excel Kalkulation.

Ebenso ist die Meinung dass man eine teure Access Lizenz benötigt, weit verbreitet. Eine Access Lizenz benötigt nur der Entwickler. Benutzer welche die Datenbank verwenden möchten um die Daten zu bearbeiten können mit dem frei erhältlichen Access Runtime Modul arbeiten.

Ein kleines Beispiel einer Access Datenbank finden Sie hier unter Access_Beispiel_Datenbank.mdb zum Downloaden. Versuchen Sie ohne Schulung, ein Lieferant zu erfassen und erfassen Sie anschliessend ein Produkt. Sie werden sehen, wie einfach eine Access Datenbank sein kann.

Unsicher? Fragen!

Wenn Sie unsicher sind, ob für Ihre Anwendung eine Access oder eine Excel Lösung sinnvoll ist, zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren.

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